Bewaringstermijn papieren

Hoe lang de papieren van je onderneming bewaren?

Volgens de boekhoudwetgeving moeten alle originele boeken en/of documenten voor een periode van 7 jaar worden bijgehouden. De periode van 7 jaar start vanaf 1 januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
Bv.: het boekjaar van je onderneming sluit af op 31.12.2019, dan moet je alle originele documenten bewaren tot 31.12.2026.

Uitzondering op de standaard termijn van 7 jaar:

  • Investeringsfacturen: tot 7 jaar na de laatste afschrijving
  • Onroerende goederen: tot 15 jaar en zelfs tot 25 jaar bijhouden
  • Boekhouding van het jaar waarin zich een fiscaal verlies heeft voorgedaan:
    • indien je in een aangifte deze fiscaal overgedragen verliezen in mindering brengt, dan moet je deze boekhouding bewaren zolang de aangifte waarin je het verlies in aftrek neemt nog gecontroleerd kan worden

Maar mogen de originele documenten ook elektronisch bijgehouden worden?

Sinds 2005 mag een onderneming zijn boekhouding elektronisch voeren. Belangrijk hierbij is dat ook de elektronische bestanden, alsook de gebruikte programma’s en systemen die nodig zijn om de boekhouding te lezen, ook voor de volledige bewaringstermijn, nl. 7 jaar, bewaard moeten worden.
Heel wat facturen worden vandaag de dag elektronisch afgeleverd en ook zo bewaard. Als de systemen het toelaten om de factuur achteraf duidelijk en leesbaar te bekijken, moet het origineel document niet meer bewaard worden.
Komt je onderneming in vereffening, dan is de termijn korter. De boeken en relevante documenten moeten nog 5 jaar na de vereffening bijgehouden worden.

Waar moet de boekhouding bijgehouden worden?

Dit moet in principe op de maatschappelijke zetel van de onderneming. De Administratie laat echter toe dat als er rechtstreeks online toegang is tot de boekhouding, dat de originelen ook op een andere plaats mogen bijgehouden worden.