Conditions particulières - Finances & comptabilité et Droit & Fiscalité
Dernière mise à jour : 01-04-2026
Article 1 - Définitions
1.1. Pour l'interprétation des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité, les définitions suivantes s'appliquent.
- Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité : les présentes conditions particulières qui sont applicables aux Services.
- Services : les services de comptabilité, de fiscalité, de conseil juridique et financier que le Prestataire de services fournira au Client, tels que définis dans la Lettre de mission signée par le Client, à laquelle s'appliquent les présentes conditions générales.
- Partenaire(s) externe(s) : les parties tierces, plus particulièrement producteurs ou fournisseurs de Logiciels achetés par le Client par l'intermédiaire du Prestataire de services.
- ITAA : l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables, créé par l'article 61 de la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal, situé au 19 boulevard du Roi Albert II, 1120 Bruxelles, n° BCE 737.810.605.
- Licence : la licence utilisateur non exclusive, non transférable et non sous-licenciable du Logiciel accordée au Client, si elle est prévue dans la Lettre de mission.
- Licence utilisateur final : la licence utilisateur du Logiciel du Prestataire de services ou de ses Partenaires externes concédée au Client, qui précise les droits et restrictions applicables au Logiciel et en définit l'utilisation par l'utilisateur final.
- Logiciel : le programme pour lequel une Licence est accordée au Client dans le cadre des Services, si cela est prévu dans la Lettre de mission.
1.2. Les définitions figurant dans les Conditions générales s'appliquent également aux présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité. En cas de contradiction, les définitions figurant à l'Article 1.1 des Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité prévalent.
Article 2 - Objet
2.1. Les présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité contiennent les conditions et dispositions générales applicables uniquement à la prestation de Services de comptabilité, de fiscalité, de conseil juridique et financier au Client par le Prestataire de services. La portée concrète des Services est définie dans la Lettre de mission.
Article 3 - Mise en œuvre
3.1. Services comptables et fiscaux
3.1.1. Le Prestataire de services exécute avec diligence les missions qui lui sont confiées en toute indépendance, en vertu d'une obligation de moyens.
3.1.2. Le Prestataire de services veille à ce que les Services réalisés soient fournis conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l'ITAA, en tenant compte des dispositions légales et réglementaires pertinentes en vigueur au moment de l'exécution du Contrat. Le Prestataire de services ne peut en aucun cas être tenu responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures - le cas échéant avec effet rétroactif - de ces dispositions légales et réglementaires.
3.1.3. Le Prestataire de services n'est pas non plus responsable des conséquences des manquements, erreurs ou infractions qui auraient été commis avant son intervention. L'exécution de la mission n'est pas - sauf stipulation contraire - spécifiquement destinée à détecter une quelconque fraude.
3.1.5. Conformément à l'article 44 de la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d'expert-comptable et de conseiller fiscal, le Prestataire de services a fait assurer sa responsabilité civile professionnelle auprès d'une police approuvée par le Conseil de l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables.
3.1.6. Le Prestataire de services, ainsi que son/ses mandataire(s) ou personne(s) désignée(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l'article 120 de la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d'expert-comptable et de conseiller fiscal, sous réserve toutefois de l'application des dispositions de la législation et de la réglementation relatives à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
3.2. Services de conseil juridique et financier
3.2.1. Les Services de conseil juridique et financier impliquent des conseils et des recommandations basés sur les informations et la documentation fournies par le Client. Le Client est donc tenu de fournir au Prestataire de services des informations complètes et exactes en temps utile.
3.2.2. Pour ces Services, le Prestataire de services peut faire appel à des sous-traitants qu'il peut désigner à sa discrétion.
Étant donné que le Prestataire de services ne fournit qu'une assistance et un soutien pour l'exécution des Services concernant le conseil juridique et financier, la responsabilité incombe au Client. En aucun cas, les Services ne peuvent être perçus ou qualifiés de décisions politiques par le Prestataire de services. Le Client est seul responsable de la définition de la mission, de la mise en œuvre des conseils ou recommandations, de faire réaliser ces Services, de l'absence d'informations/instructions erronées, manquantes ou contradictoires.
3.2.4. Il incombe au Client d'élaborer, d'entreprendre ou de sélectionner en temps utile les mesures nécessaires dans le plan de mise en œuvre ou de diriger (par exemple, superviser, contrôler) les travailleurs du Client dans l'exécution des mesures visant à mettre en œuvre les recommandations ou les conseils découlant des Services.
3.2.5. Seul le Client est responsable :
- de prendre des décisions sur la base des avis et recommandations résultant de ces Services ;
- de l'interprétation et l'évaluation des résultats de ces Services ;
- des données/informations sur la base desquelles ces Services sont exécutés, et ;
- d'accepter la responsabilité des résultats de ces Services.
Article 4 - Droits et obligations du Client
4.1. Le Client s'engage pendant l'exécution du Contrat :
- à fournir au Prestataire de services tous les documents, données et informations nécessaires à l'exécution de la mission en temps utile. Le Client garantit l'exactitude, la ponctualité, l'exhaustivité et la fiabilité des informations fournies par lui ou en son nom ;
- à effectuer le travail auquel il a droit en vertu de la Lettre de mission, le cas échéant ;
- à notifier au Prestataire de services tout fait, événement ou développement susceptible d'avoir une incidence sur l'exécution du Contrat ;
- à la demande du Prestataire de services, à confirmer par écrit que les documents, informations et explications fournis sont corrects et complets ;
- à vérifier que les documents et états fournis par le Prestataire de services correspondent à ses attentes et aux informations fournies par lui, et si ce n'est pas le cas, l'en informer immédiatement.
Article 5 - Licence
5.1. Modalités de la Licence
5.1.1. Le Client qui a souscrit une Licence dans la Lettre de mission n'est autorisé à utiliser le Logiciel que dans le cadre de ses activités commerciales. Toute autre utilisation telle que décrite dans les présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité ou dans la Lettre de mission est expressément interdite.
5.1.2. Le Logiciel des Partenaires externes est entièrement soumis aux conditions relatives aux droits de propriété intellectuelle et au droit d'utilisation telles que décrites dans la Licence utilisateur final des Partenaires externes. En utilisant tout ou partie du Logiciel du/des Partenaire(s) externe(s), le Client accepte la Licence utilisateur final du/des Partenaire(s) externe(s), qui s'applique également à la relation contractuelle entre le Prestataire de services et le Client. Le Client garantit que ses utilisateurs désignés respectent les termes de la Licence utilisateur final.
5.1.3. La Licence prend effet à la date de signature de la Lettre de mission et court jusqu'à la fin de l'année civile concernée. Par la suite, la Licence est tacitement renouvelée pour des périodes successives d'une (1) année civile, sauf si le Client résilie la Licence par notification écrite (y compris par e-mail) au plus tard un (1) mois avant la fin de l'année civile en cours. Les frais de licence annuels sont facturés intégralement au début de chaque année civile et sont dus intégralement et sans condition à compter de ce moment-là..
5.1.4. Le Client a également le droit, par dérogation à l'Article 5.1.3 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité, de résilier prématurément la Licence à tout moment pendant la durée de la Licence, auquel cas le Client sera tenu de payer au Prestataire de services, outre les sommes échues et impayées au titre de la Licence, une indemnité de rupture s'élevant à 95 % de toutes les indemnités de licence mensuelles impayées, ceci sans préjudice du droit du Prestataire de services de réclamer les dommages subis. Cette indemnité de rupture s'applique cumulativement avec l’indemnité due par le Client en vertu des Conditions générales du Prestataire de services.
5.1.5. Sauf contrat écrit ou disposition contraire dans la Lettre de mission, l’indemnité de licence mensuelle est fixée dans la Lettre de mission. Les modalités de tarification et de paiement prévues à l'Article 10 des Conditions générales s'appliquent sans préjudice de l’indemnité de licence mensuelle.
5.1.6. Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Logiciel appartiennent exclusivement au Prestataire de services ou à son/ses Partenaire(s) externe(s). En aucun cas, les présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité ne peuvent être interprétées comme un transfert de droits de propriété intellectuelle du Prestataire de services ou de ses Partenaires externes au Client.
5.1.7. Le Prestataire de services est en droit de résilier la Licence, et au choix du Prestataire de services par extension également le Contrat, conformément aux modalités de l'Article 20 des Conditions générales en cas de violation de l'Article 5.2 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité par le Client, par laquelle le Client, malgré une mise en demeure préalable observant un délai de grâce de quinze (15) jours calendrier, reste en défaut de ses obligations au titre de l'Article 5.2 susmentionné.
5.1.8. La dissolution du Contrat pour des raisons autres que celles mentionnées à l'Article 5.1.7 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité entraîne également la dissolution de la Licence.
5.1.9. En cas de dissolution de la Licence conformément à l'Article 5.1.7 ou 5.1.8 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité, le Prestataire de services a droit, en plus des sommes échues et impayées en vertu de la Licence, à une indemnisation égale à 95 % de tous les indemnités de licence mensuelles impayées, ceci sans préjudice du droit du Prestataire de services de réclamer des dommages-intérêts plus élevés. Cette indemnisation s'applique cumulativement avec l’indemnisation due par le Client en vertu des Conditions générales du Prestataire de services.
5.2. Utilisation du Logiciel
5.2.1. Le Client s'engage à utiliser le Logiciel de manière normale et prudente pendant toute la durée de la Licence. Le Client s'engage donc à suivre scrupuleusement toutes les instructions contenues dans la documentation que le Prestataire de services peut mettre à sa disposition.
5.2.2. Le Client ne peut utiliser le Logiciel que pour un usage licite et dans le cadre de ses activités commerciales. Le Client n'accomplira pas, ne s'abstiendra pas et ne tolérera pas d'actes dont il sait ou devrait raisonnablement savoir qu'ils conduiraient à une utilisation punissable, excessive et illicite du Logiciel. En particulier, le Client s'engage à respecter les engagements suivants :
- • n'utiliser en aucun cas le Logiciel à des fins autres que son activité commerciale ;
- • ne pas enfreindre de quelque manière que ce soit les droits de propriété intellectuelle du Partenaire externe ou de tiers ;
- • ne pas diffuser de virus (informatiques) ou d'autres fichiers susceptibles de nuire au fonctionnement du Logiciel ;
- • ne pas utiliser abusivement le(s) code(s) d'accès ou (tenter de) violer les mesures de sécurité liées au Logiciel ou l'utilisant, et ;
- • ne pas se rendre coupable d'une infraction à la loi en utilisant le Logiciel.
5.2.3. Le Client s'engage à ne pas permettre à des tiers d'utiliser le code d'accès et le mot de passe du Logiciel. Le Client est responsable de tous les dommages résultant d'une utilisation abusive du code d'accès et du mot de passe.
5.2.4. Le Client s'engage à se conformer à toutes les lois et réglementations applicables au Logiciel de temps à autre et à ne pas utiliser le Logiciel d'une manière contraire à l'ordre public et aux bonnes mœurs.
5.2.5. Le Client s'engage à ce que tous ses travailleurs et personnes désignées respectent les obligations énoncées dans le présent Article 5.2. Tout manquement d'un travailleur ou d'une personne désignée aux obligations susmentionnées sera considéré comme un manquement dans le chef du Client. Le Client garantit le Prestataire de services contre toute réclamation résultant du non-respect des obligations du présent Article 5.2 par un travailleur ou une personne désignée par le Client.
Article 6 - Honoraires et frais
6.1. Les frais et honoraires relatifs aux Services, tels qu'ils figurent dans la Lettre de mission, sont déterminés conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables au Prestataire de services.
6.2. Les honoraires ne comprennent pas la TVA, les frais de publication auprès de la Banque nationale de Belgique, les frais de Licence, les frais de déplacement et de représentation, les ouvrages juridiques, les frais d'administration et de secrétariat et les autres frais avancés.
6.3. Le démarrage ou la reprise d'un dossier s'accompagne d'une structure de dossier conforme aux exigences éthiques et légales, ainsi que de la création d'un dossier numérique. Des frais d’administration uniques de 2 heures sont facturés pour ces frais de mise en place, sous réserve de travaux supplémentaires.
6.4. Sauf convention contraire expresse, le Prestataire de services est en droit de modifier ses tarifs une fois par an (à savoir le 1er janvier de chaque année) sur la base de l'indice des prix à la consommation applicable au mois de novembre précédant la modification. L'indice des prix à la consommation peut être consulté à tout moment sur : https://statbel.fgov.be/nl/themas/consumptieprijsindex/consumptieprijsi….
La révision conformément au paragraphe précédent s'effectue à l'aide de la formule PN = PO*(SN/SO), où :
- PN = Rémunération ajustée
- PO = Rémunération initiale
- SO = Indice des prix à la consommation sur lequel la rémunération est basée
- SN = Indice des prix à la consommation en vigueur au moment de la révision
6.5. En cas de résiliation du Contrat entre le Prestataire de services et le Client, un coût forfaitaire d'au moins 3 heures sera facturé pour le traitement administratif et le transfert du dossier au tarif horaire alors en vigueur, ceci sans préjudice du droit du Prestataire de services de facturer les services effectivement rendus et, le cas échéant, l'indemnité de rupture conformément à l'Article 17 des Conditions générales.
Article 7 - Responsabilité
7.1. Limitation de la responsabilité
7.1.1. Le Prestataire de services veille à ce que les Services soient fournis conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l'ITAA et en tenant compte des lois et règlements pertinents en vigueur au moment de l'exécution du Contrat.
7.1.2. Le Prestataire de services ne peut être tenu pour responsable des conséquences de toute modification ultérieure - le cas échéant avec effet rétroactif - de ces dispositions légales et réglementaires.
7.1.3. Le Prestataire de services ne peut être tenu responsable des erreurs et fautes professionnelles qui auraient été commises par toute personne avant l'entrée en vigueur de la Lettre de mission.
7.1.4. Sauf stipulation contraire, le Prestataire de services ne peut être tenu à aucun coût et à aucune charge (amende(s) et intérêts) de la part du Client en raison de la fourniture d'informations/documents tardifs, incomplets ou incorrects par le Client ou un tiers.
7.1.5. Enfin, conformément au droit commun, le Prestataire de services ne peut être tenu responsable que des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.
7.1.6. Le Prestataire de services et le Client sont également invités à se communiquer mutuellement, et dans la mesure du possible par écrit, leurs objections, commentaires, recommandations et avis.
7.1.7. La responsabilité du Prestataire de services est limitée aux montants couverts par son contrat d'assurance professionnelle, sauf en cas de faute commise avec une intention frauduleuse ou avec l'intention de nuire ou dans l'exercice de missions spéciales réservées par la loi aux réviseurs d’entreprise et aux experts-comptables certifiés.
7.2. Assurance du Prestataire de services
7.2.1. Les limitations de responsabilité susmentionnées s'appliquent également aux actions judiciaires dirigées contre toutes les personnes, actionnaires, dirigeants et collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d'assurés au sens du contrat d'assurance, sur la base de l'exécution de la mission.
7.2.2. Lorsque deux ou plusieurs dommages sont considérés comme résultant de la même faute, ils seront réputées constituer un seul cas de responsabilité et celui-ci sera donc limité au montant de responsabilité le plus élevé parmi les montants applicables aux missions ou contrats concernés.
7.3. Responsabilité relative à la Licence
7.3.1. Sans préjudice des dispositions de l'Article 15 des Conditions générales, le Prestataire de services ne peut être tenu responsable des pertes ou des dommages quelconques résultant de la consultation d'informations, de vues d’ensemble ou de rapports obtenus sur ou via le Logiciel ou causés par l'utilisation du Logiciel ou le non-respect des conditions d'utilisation telles que stipulées dans les présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité ou la Lettre de mission ou la Licence utilisateur final (qu'il s'agisse de dommages directs ou indirects).
7.3.2. Le Prestataire de services ne sera pas responsable des dommages directs ou indirects résultant de la perte de données ou de toute autre information, sous quelque forme que ce soit, même si cette perte survient lors d'une intervention ou par l'un des Partenaires externes du Prestataire de services, des erreurs ou du mauvais fonctionnement du Logiciel, suite à des modifications, manipulations, adaptations, mises à jour, réparations, etc. qui n'ont pas été effectuées par le Prestataire de services ou des dommages causés par des logiciels ou du matériel fournis par des tiers ou des fournisseurs externes ;
7.3.3. Le Client reconnaît et accepte que si la responsabilité du Partenaire externe du Prestataire de services vis-à-vis de l'utilisateur final, c'est-à-dire une personne désignée, un assistant ou un travailleur du Client, est limitée ou exclue dans la Licence utilisateur final, cette limitation de responsabilité s'appliquera également sans préjudice entre le Client et le Prestataire de services.
7.3.4. En tout état de cause, la responsabilité du Prestataire de services concernant le Logiciel est limitée à l’indemnité perçue du Client au titre de la Licence, telle que visée à l'Article 5.1.5 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité, pour les trois (3) mois précédant celui au cours duquel le fait dommageable s'est produit.
Article 8 - Lieu d'exécution de la mission et conservation des pièces
8.1. Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le Prestataire de services peut les conserver pendant le temps nécessaire à l'exécution de sa (ses) mission(s). Le Client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l'intermédiaire d'une (de) personne(s) désignée(s) ou d'un (de) mandataire(s) muni(s) d'une procuration écrite, pour autant que ces pièces, livres et documents soient la propriété du Client.
8.2. Il appartient au Client de conserver les registres et documents comptables pendant les périodes légales et réglementaires et de les récupérer dès que le Prestataire de services lui notifie leur mise à disposition. Le Prestataire de services s'engage à mettre régulièrement à la disposition du Client les documents comptables. Le Client ne peut s'opposer à la mise à disposition numérique de ces documents.
Article 9 - Dispositions relatives au secret professionnel et à la lutte contre le blanchiment de capitaux
9.1. Le Prestataire de services et ses mandataires ou collaborateurs sont tenus au secret professionnel dans le cadre des missions qui leur sont confiées, conformément à la législation applicable. Par dérogation, le Prestataire de services est exempté du secret professionnel en vertu de la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
9.2. Le Client confirme qu'il est conscient du fait que le Prestataire de services est soumis à la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme et s'engage à lui fournir immédiatement toutes les informations et tous les documents requis en vertu de cette législation.
9.3. Le Client s'engage, lorsque le Prestataire de services demande au Client des informations ou des documents supplémentaires afin de se conformer à ses obligations légales relatives à la législation anti-blanchiment, à fournir au Prestataire de services les informations demandées et à informer le Prestataire de services en temps utile de tout changement concernant ces informations et documents. S'il n'est pas fait suite à la demande du Prestataire de services avec des informations et documents satisfaisants dans un délai raisonnable, le Prestataire de services a le droit de suspendre les Services ou de résilier le Contrat aux frais du Client, conformément aux Articles 16 et 19 des Conditions générales respectivement.
Article 10 - Modalités particulières de résiliation du Contrat
- circonstances qui compromettent l'indépendance du Prestataire de services ;
- circonstances qui empêchent l'exécution des Services conformément aux normes professionnelles et déontologiques applicables au Prestataire de services.
10.2. En cas de résiliation du Contrat en vertu de l'Article 10.1 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité ou de l'Article 19.1 des Conditions générales, le Prestataire de services communique au Client les raisons justifiant la résiliation immédiate du Contrat.
10.3. Lorsque le Prestataire de services résilie le Contrat conformément à l'Article 5.1, 14.2, ou 19.1 des Conditions générales ou à l'Article 10.1 des présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité, le Prestataire de services attirera l'attention du Client sur les actes juridiques qui doivent être entrepris d'urgence et nécessairement pour sauvegarder les droits du Client, et pour lesquelles le Prestataire de services avait été missionné.
Article 11 - Conséquences de la fin du Contrat
11.1. À la fin du Contrat, tous les livres et documents (numériques ou non) appartenant au Client sont mis à la disposition du Client ou de son mandataire au moyen d'un inventaire daté et signé en autant d'exemplaires originaux qu'il y a de Parties.
11.2. La fin du Contrat entraînera la révocation immédiate de tous les mandats accordés pour le dépôt des déclarations d'impôt à l’impôt des personnes physiques, des sociétés et des personnes morales et de TVA, le dépôt des comptes annuels ou la représentation (par exemple, mandat électronique pour l'accès au registre UBO, etc.).
11.3. Après la résiliation du Contrat, sauf accord contraire entre les Parties, tous les livres et documents physiques appartenant au Client seront mis à la disposition du Client ou de son représentant autorisé contre accusé de réception. Les livres et documents numériques seront mis à disposition pour être téléchargés. Le Client est tenu de collecter les livres et documents susmentionnés dans les trente (30) jours suivant la notification de collecte ou de téléchargement par le Prestataire de services, faute de quoi le Prestataire de services est en droit de facturer un coût fixe d'un montant de 250,00 EUR pour les livres et documents physiques pour chaque mois entamé après l'expiration de la période susmentionnée que le Client n'a pas respecté. Le Client reconnaît et accepte qu'en l'absence de téléchargement en temps utile, dans le délai susmentionné et trente (30) jours après une mise en demeure recommandée, le Prestataire de services supprimera irrévocablement les livres et documents numériques de ses systèmes informatiques, sauf si la conservation des informations constitue une obligation légale du Prestataire de services.
Article 12 - Dispositions générales
12.1. Les présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité font partie intégrante des Conditions générales du Prestataire de services, qui sont disponibles à tout moment sur www.denp.be/algemene-voorwaarden. Les dispositions des Conditions générales sont pleinement applicables aux présentes Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité et sont complémentaires. En cas de conflit, les dispositions énoncées dans les Conditions particulières Finances & comptabilité et Droit & fiscalité prévalent sur les dispositions des Conditions générales, sauf si le Prestataire de services en convient expressément par écrit.
