E-facturatie via Peppol: wat verandert er vanaf 1 januari 2026?

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle b2b-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Dat is geen kleine verandering. Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 legt de spelregels vast, maar roept tegelijk ook heel wat vragen op. Wat moet je als ondernemer weten? We zetten de belangrijkste juridische aandachtspunten op een rij. 

1. Een Peppol-factuur is géén automatische goedkeuring 

Een veelvoorkomend misverstand: een factuur die via Peppol in je boekhouding belandt, zou automatisch goedgekeurd zijn. Niet dus. Ook al wordt ze automatisch ingeboekt, je behoudt als klant altijd het recht om de factuur te controleren en eventueel te betwisten. Peppol is een veilig kanaal voor gegevensuitwisseling, maar geen juridisch platform. Betwistingen verlopen nog steeds via e-mail, aangetekende brief of je interne procedures. 

2. Betaling gebeurt buiten Peppol 

Peppol regelt de verzending van facturen, niet de betaling. Betaaltermijnen en -wijzen blijven zoals afgesproken in je contracten of algemene voorwaarden. Of dat nu via overschrijving, QR-code of een betaalplatform is: niets verandert. 

3. Herinneringen? Niet via Peppol 

Een klant herinneren aan een openstaande factuur? Dat doe je niet via Peppol. Gebruik e-mail, je boekhoudsoftware of andere communicatiekanalen. Verwijs daarbij altijd naar de originele Peppol-factuur en de vervaldatum. 

4. Papieren en pdf-facturen zijn binnenkort verleden tijd 

Vanaf 2026 zijn papieren of pdf-facturen tussen Belgische ondernemingen niet langer wettelijk geldig. Krijg je er toch nog eentje? Dan mag je die gemotiveerd weigeren. Vermeld dat de factuur niet via Peppol werd verstuurd en dus niet rechtsgeldig is. Voeg eventueel ook je inhoudelijke bezwaren toe. 

Waarom je algemene voorwaarden klaar moeten zijn voor e-invoicing 

Je algemene voorwaarden vormen de basis van elke samenwerking. Maar wist je dat je ze binnenkort moet aanpassen? Want vanaf 2026 volstaat een pdf per e-mail niet meer: e-facturatie via Peppol is dan de standaard. Tijd dus om je voorwaarden e-invoice-proof te maken. Zo vermijd je betwiste facturen, uitgestelde betalingen én boetes.

Welke clausules horen in je voorwaarden? 

1. Vermelding van elektronische facturatie 
Maak duidelijk dat je vanaf 2026 uitsluitend via Peppol factureert. Bijvoorbeeld: 

“Vanaf 1 januari 2026 worden facturen voor b2b uitsluitend elektronisch via het Peppol-netwerk verzonden. Deze e-facturen zijn dan de enige rechtsgeldige documenten. Klanten dienen over software met een Peppol-connectie te beschikken om deze facturen te kunnen ontvangen.” 

2. Officiële facturatiegegevens 
Je klant blijft verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte gegevens. Neem dit op in je voorwaarden: 

“Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van een correct btw-nummer of andere benodigde gegevens voor elektronische facturatie en dienen wijzigingen tijdig door te geven.” 

3. Aanvaarding van e-facturen 
Leg vast dat je klant akkoord gaat met e-facturatie: 

“Door akkoord te gaan met deze voorwaarden, aanvaardt de klant dat alle b2b-facturen uitsluitend elektronisch worden verzonden via het Peppol-netwerk.” 

4. Overgangsbepaling 
Wil je geleidelijk overstappen? Vermeld dat ook: 

“In aanloop naar de wettelijke verplichting schakelen wij geleidelijk over naar e-invoicing. Klanten worden hierover tijdig geïnformeerd.” 

Wat als je niet in orde bent? 

Een pdf-factuur sturen in 2026? Dat kan beschouwd worden als géén factuur uitreiken. Gevolg: 

• Jij riskeert een boete van € 5.000 per factuur 
• Je klant verliest het recht op btw-teruggave én krijgt een extra boete 

E-invoicing: meer dan compliance 

Gelukkig is e-facturatie niet alleen een verplichting, maar ook een slimme zet. Een factuur wordt binnen 10 seconden automatisch ingeboekt bij je klant. Minder fouten, snellere betalingen, en alle aankoopfacturen op één plek. Dat is pure efficiëntie. 

Klaar om je algemene voorwaarden en facturatieproces futureproof te maken? 

Wij helpen je graag met een juridische check-up én de praktische overstap naar Peppol. Neem contact op met je dossierbeheerder, we staan voor je klaar.