Ontmasker de risico's: ongeldige btw-nummers kunnen je onderneming duur komen te staan

Ondernemers zijn zich doorgaans goed bewust van hun verplichtingen omtrent correcte facturatie en administratie. Minder bekend is het risico dat schuilt in het ontvangen van facturen van leveranciers met een ongeldig btw-nummer. De fiscus kan in dat geval de volledige btw-aftrek weigeren, met mogelijk zware financiële gevolgen. 

De fiscus stelt immers dat de btw op dergelijke facturen niet aftrekbaar is en kan je zelfs aansprakelijk stellen voor fraude in de btw-keten. Een eenvoudige en regelmatige controle van het btw-nummer helpt je om deze risico’s tijdig te vermijden en jouw fiscale positie te beschermen. 

Voorwaarden recht op aftrek van btw en gevaren 

Een belastingplichtige heeft in principe recht op aftrek van de btw die hij betaalt op goederen en diensten die hij aankoopt. Dit recht geldt echter enkel voor zover voldaan is aan zowel materiële als formele voorwaarden: 

• Materiële voorwaarde: de aangekochte goederen of diensten moeten worden gebruikt voor het verrichten van handelingen die recht op aftrek verlenen, m.a.w. de btw moet drukken op kosten die verband houden met de eigen btw-belaste economische activiteit van de onderneming. 
• Formele voorwaarde: de belastingplichtige moet beschikken over een conforme factuur die voldoet aan de vereisten van artikel 5 van het Koninklijk Besluit nr. 1. Dat betekent onder meer dat de factuurdatum, de leveringsdatum, het (geldig) btw-nummer van de leverancier correct vermeld zijn, evenals de omschrijving, het bedrag en het toegepaste btw-tarief. 

In de praktijk kunnen zich belangrijke gevaren voordoen die het recht op btw-aftrek bedreigen: 

1. Niet-naleving van de formele factuurvereisten: Als één of meerdere verplichte vermeldingen op de factuur ontbreken, bijvoorbeeld een geldig btw-nummer van jouw leverancier, kan de btw-administratie de aftrek weigeren. Dit geldt zelfs als de levering of dienst daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, omdat de factuur dan niet voldoet aan de formele eisen. Dit kan leiden tot het verlies van het recht op aftrek en tot terugvordering van de eerder afgetrokken btw, inclusief boetes en interesten. Dit strikte standpunt wordt wel genuanceerd door de Europese rechtspraak, die (meer en meer) het ‘substance over form’-principe hanteert: als duidelijk is dat de prestatie heeft plaatsgevonden en de btw terecht is geheven, mag een formele onvolkomenheid niet automatisch leiden tot het verlies van het aftrekrecht. Daarbij dient wel te worden  benadrukt dat de ondernemer nog steeds een zorgvuldigheidsplicht heeft om facturen goed te controleren en een nauwkeurige administratie bij te houden. 
2. Betrokkenheid van de leverancier bij btw-fraude: Een bijkomend risico ontstaat wanneer een leverancier betrokken blijkt bij btw-fraude. In dat geval kan het recht op aftrek tevens komen te vervallen en kan je hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden voor de btw-fraude van de leverancier, maar enkel indien de btw-administratie aantoont dat de afnemer wist of behoorde te weten dat de leverancier betrokken was bij een frauduleuze keten. Volgens vaste rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU wordt het recht op aftrek niet geweigerd aan een afnemer die te goeder trouw handelt en de nodige zorgvuldigheid in acht heeft genomen. Ondernemers die hun leveranciers controleren en geen indicaties van fraude over het hoofd zien, blijven in principe beschermd, ook als achteraf blijkt dat een leverancier fraude pleegde. 

Conclusie: zorgvuldig handelen en waakzaamheid zijn essentieel om het recht op btw-aftrek veilig te stellen. 

Uitoefening zorvuldigheidsplicht: best practices om problemen te voorkomen 

Het is dus verstandig om zelf proactief maatregelen te nemen om problemen te voorkomen. Hieronder vindt je een overzicht van enkele best practices die je kunnen helpen om problemen met de btw-aftrek te voorkomen en jouw onderneming te beschermen: 

1. Controleer het btw-nummer via officiële bronnen

   Gebruik het VIES-systeem om het btw-nummer van leveranciers te verifiëren (https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/check-vat-number-vies/index_nl.htm).

2. Documenteer de uitgevoerde controles

   Bewaar printscreens van de validatie van het btw-nummer met datum en tijdstip, als bewijs van jouw zorgvuldigheid. 

3. Vraag extra informatie bij twijfel

   Indien er onduidelijkheden zijn over de leverancier of factuur, vraag bijkomende bewijsstukken of bevestigingen. Bij tekenen van onregelmatigheden is waakzaamheid geboden.

4. Zorg voor interne procedure en opleiding

   Implementeer een checklist of intern protocol voor factuurontvangst en controle. Leid medewerkers op over de risico’s van btw-fraude en het belang van zorgvuldigheid. Daarbij is het essentieel om het principe “know your supplier” toe te passen: controleer de identiteit, het btw-statuut en de betrouwbaarheid van jouw leveranciers. Dit toont aan dat jij als ondernemer de nodige zorgvuldigheid betracht, wat van cruciaal belang is om jouw recht op aftrek veilig te stellen indien zich later problemen voordoen in de keten.   

Controlefrequentie afstemmen op risicoprofiel 

Stel zelf de controlefrequentie vast op basis van het risicoprofiel van elke leverancier en bewaar een bewijs van de uitgevoerde controles in de digitale leveranciersdossier of een andere bewaarlocatie. Bij nieuwe of onbekende leveranciers, buitenlandse partijen of leveranciers actief in fraudegevoelige sectoren, is een verhoogde waakzaamheid nodig.  

Voor vaste, betrouwbare leveranciers volstaat doorgaans een periodieke controle. Blijf echter alert: bij waarschuwingssignalen zoals een plotse adreswijziging, onduidelijke communicatie of een ongewoon rekeningnummer, is het verstandig om meteen een nieuwe btw-controle uit te voeren, los van de gebruikelijke frequentie. 

Besluit: eenvoudige controles, grote bescherming 

Hoewel het recht op btw-aftrek fundamenteel is voor ondernemers, is het geen absoluut recht. De fiscus en de rechtspraak leggen een zekere zorgvuldigheidsplicht op. Door correct te factureren, leveranciers te controleren via het VIES-systeem, bewijs van controles bij te houden, interne procedures te hanteren en het risicoprofiel van leveranciers in te schatten, beperk je de risico’s aanzienlijk. Zo bewijs je niet alleen jouw goede trouw, maar versterk je ook jouw positie in geval van controle of betwisting. Met andere woorden: een waakzame houding vandaag voorkomt fiscale problemen morgen.