Bedrijfsvoorheffing: vrijstellingen onder het vergrootglas van de fiscus

Het systeem van vrijstellingen op de doorstorting van bedrijfsvoorheffing vormt een belangrijk fiscaal voordeel voor ondernemingen. Het stelt werkgevers in staat om een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing te behouden, wat een direct financieel voordeel oplevert. Tegelijkertijd wordt de regelgeving steeds complexer en voert de FOD Financiën intensievere en gerichtere controles uit. Een correcte toepassing van deze vrijstellingen vereist een grondige voorbereiding en professionele bijstand.  

Wat zijn vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing? 

Werkgevers zijn normaal verplicht om de bedrijfsvoorheffing die ze inhouden op het loon van hun werknemers door te storten aan de fiscus. In bepaalde gevallen laat de wet toe dat een deel hiervan wordt vrijgesteld van doorstorting. Dat bedrag mag de onderneming behouden, wat een rechtstreeks financieel voordeel oplevert. 

Dit voordeel wordt meestal verwerkt en berekend via het sociaal secretariaat, maar de werkgever blijft verantwoordelijk voor het correct toepassen van de voorwaarden. 

Welke vrijstellingen bestaan er? 

De wet voorziet diverse vrijstellingen die elk hun specifieke toepassingsvoorwaarden kennen. Het gaat onder meer om de volgende vrijstellingen van doorstorting van bedrijfsvoorheffing:   

• Overuren 
  Er geldt een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor werkgevers op een aantal gepresteerde 'vrijwillige overuren' door hun personeel. Het percentage van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor de werkgever bedraagt momenteel: 
  • 32,19% van het brutoloon dat als grondslag dient voor de berekening van het overloon (voor overuren waarop een wettelijke overurentoeslag van 20% verschuldigd is); 
  • 41,25% van het brutoloon dat als grondslag dient voor de berekening van het overloon (voor overuren waarop een wettelijke overurentoeslag van 50% of 100% verschuldigd is). 

• Ploegen- en nachtarbeid 
  Werkgevers uit de privé sector en vzw’s (alsook erkende uitzendbedrijven) kunnen onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld worden van het doorstorten van een gedeelte van de bedrijfsvoorheffing die wordt ingehouden op het loon van de werknemers die ploegen- en nachtarbeid verrichten.

  De vrijstelling bedraagt 22,8% van de belastbare bezoldigingen (25% bij een volcontinu arbeidssysteem). 

• Onderzoek & Ontwikkeling (O&O) 
  Werkgevers uit de privé sector en kennisinstellingen kunnen indien is voldaan aan een aantal voorwaarden worden vrijgesteld om 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing op de lonen van bepaalde onderzoekers die zij tewerkstellen (en werken op O&O projecten) door te storten aan de fiscus.
• Startende ondernemingen 
  Kleine vennootschappen moeten 10% van de bedrijfsvoorheffing die ze inhouden op bezoldigingen die ze betalen of toekennen aan haar werknemers niet doorstorten aan de fiscus. Dit percentage wordt verhoogd tot 20% voor microvennootschappen. Ook natuurlijke personen die voldoen aan deze definitie komen in aanmerking. Een werkgever kan de vrijstelling slechts toepassen gedurende de opstarttermijn van 48 maanden. Deze termijn van 48 maanden vangt aan op de eerste dag van de maand volgend op de eerste inschrijving van de werkgever in de KBO.

• Investeringen in steunzones 
  Kmo's en grote ondernemingen die investeren in een afgebakende steunzone kunnen een vrijstelling van 25% van de doorstorting van bedrijfsvoorheffing bekomen, gedurende een periode van 2 jaar per extra arbeidsplaats die als gevolg van deze investering werd gecreëerd en die gedurende ten minste drie jaar (kmo's) of vijf jaar (grote ondernemingen) behouden blijft (Zie ons eerder artikel: link)

  Belangrijk: voor alle vrijstellingen gelden formele voorwaarden en administratieve verplichtingen.  

Toenemende en gerichte controles 

De FOD Financiën voert steeds meer gerichte controles uit op het correct toepassen van vrijstellingen. Deze controles zijn vaak diepgaand en vereisen dat de werkgever concreet aantoont dat aan alle voorwaarden is voldaan. Een degelijke en gedetailleerde onderbouwing is daarbij van cruciaal belang. 

Vooral bij tijdsafhankelijke vrijstellingen zoals ploegenarbeid en overuren is de bewijsvoering cruciaal. Denk aan de toepassing van de 1/3-regel bij ploegen- en nachtarbeid: om van de vrijstelling te kunnen genieten, moeten de werknemers minstens 1/3^de van hun arbeidstijd in ploegen- of nachtarbeid presteren. Dit vereist doorgaans een omvangrijke administratie. 

De voorwaarden voor toepassing van de BV-vrijstellingen worden door de fiscus strikt en restrictief geïnterpreteerd. Een onvolledige of onaannemelijke onderbouwing kan dan ook leiden tot verwerping van de vrijstelling, met terugvorderingen, nalatigheidsinteresten en eventuele boetes tot gevolg. De bewijslast ligt hierbij volledig bij de werkgever. 

Bij controles ben je ook sterk afhankelijk van de input en medewerking van het sociaal secretariaat. Zij leveren de nodige gegevens en berekeningen aan, en hun ondersteuning is essentieel om het dossier goed te kunnen onderbouwen. 

Gezien het stijgend aantal controles is het belangrijk om regelmatig te controleren of de toepassing van vrijstellingen nog steeds correct is afgestemd op jouw concrete situatie. 

💡Heb je vragen over vrijstellingen of wil je zeker zijn dat jouw onderneming (nog steeds) voldoet aan de voorwaarden? Neem gerust contact met ons op. We staan klaar om je te ondersteunen met advies op maat.