Tijdsregistratie vanaf 2027: hoe pak je dit digitaal aan?

In ons eerdere artikel Tijdsregistratie vanaf 2027: wat kan je vandaag al doen? lichtten we vanuit HR-oogpunt toe wat de aankomende wettelijke tijdsregistratieverplichting voor jou als werkgever betekent: afspraken vastleggen rond arbeidstijd, overuren, recuperatie en thuiswerk. 

Zodra die keuzes vastliggen, rijst de volgende vraag: hoe gaan we dat praktisch en digitaal organiseren?  

Wat de wet zegt 

De exacte wettelijke vereisten staan nog niet vast, maar één principe is wel duidelijk: de tijdsregistratie dient volgens een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem te gebeuren. Je moet als werkgever kunnen aantonen wanneer en hoeveel je werknemers werken. 

De manier waarop is vrij te kiezen. Volgens de huidige plannen legt de overheid geen specifieke tool op. Een klassieke prikklok, een badge, een app: het kan allemaal, zolang het maar aantoonbaar is en klopt. 

Kies een systeem op maat van je organisatie 

Beslis je om digitaal te gaan, kies dan een tool die nauw aansluit bij jouw mensen, processen en bestaande IT-systemen.  

Breng eerst in kaart welk type medewerkers je hebt, waar ze werken en volgens welke uurroosters ze werken. Bepaal wat je naast werkuren nog wil registreren, zoals pauzes, verplaatsingen, overuren, recuperatie, afwezigheid of verlof. 

Hieronder geven we concrete tips om rekening mee te houden bij het kiezen van een tijdsregistratiesysteem: 

• Manier: kan tijd geregistreerd worden via een app (smartphone of tablet), een webpagina, een offline werkende app of een fysieke klokterminal met een badge op locatie? Bepaal welke manier van registreren voor jouw teams het beste werkt. Gebruiken medewerkers hun eigen gsm of een toestel van het bedrijf? Dat heeft gevolgen voor de kosten en voor de afspraken die je maakt. 
• Eenvoud: is de tool toegankelijk voor arbeiders, anderstaligen of medewerkers met beperkte digitale vaardigheden? De interface moet intuïtief zijn en uren moeten snel en makkelijk kunnen worden geregistreerd. Is de tool geschikt voor bijvoorbeeld stoffige of natte omgevingen of arbeiders met handschoenen? Grote knoppen, weinig typ- en klikwerk en weinig tekst helpen hierbij.  
• Niveau: bepaal hoe gedetailleerd je tijd wil registreren. Gaat het enkel om de wettelijke aanwezigheid (in/uit of start/stop) of wil je uren ook koppelen aan projecten, activiteiten of klanten? Dat laatste levert meer inzicht op, maar vraagt ook meer van je medewerkers. 
• Rollen en rechten: hebben gebruikers verschillende rechten nodig zodat iedereen enkel ziet wat hij of zij mag zien? Kan een leidinggevende uren corrigeren als iemand vergeet in of uit te klokken? Zorg ook dat correcties achteraf zichtbaar blijven, zodat de registratie betrouwbaar en aantoonbaar is. 
• Overige toepassingen (verlof- en verzuimregistratie): kunnen medewerkers via dezelfde tool ook verlof aanvragen en ziekte melden, en kan een leidinggevende dat meteen goedkeuren? 
• Prijsmodel: betaal je per gebruiker per maand of een vast bedrag? Let op bijkomende kosten zoals implementatie, koppelingen en support. Vergelijk aanbieders op hun totale kost over meerdere jaren. 
• Koppelingen met bestaande systemen: werkt de tool vlot samen met je planning, je facturatie en je sociaal secretariaat? Bij een losstaand systeem moeten medewerkers soms uren dubbel invoeren en controleren. Dat kost tijd en frustreert. Dan wordt de verplichting een last in plaats van een administratieve hulp.  

Eén registratie, veel toepassingen  

Een tijdsregistratiesysteem dat goed integreert met je bestaande systemen, zorgt voor minder manueel invoerwerk en correcties. Zo ontstaat uit een wettelijke verplichting een concrete efficiëntiewinst. 

Neem een servicetechnieker die verpakkingsmachines onderhoudt bij klanten. Hij ziet in de planningsapp op zijn smartphone naar welke klant hij moet en registreert daarin meteen ook zijn uren, gekoppeld aan de juiste serviceopdracht. Die uren verschijnen vervolgens bij de dienst na verkoop, worden meegefactureerd aan de klant en stromen door naar de loonverwerking, inclusief eventuele overuren of interventies buiten de kantooruren.  

Zonder bovenstaande koppeling typt telkens iemand anders dezelfde uren over: de planner, de technieker, de facturatie en de payroll. Dat is vier keer werk en vier kansen op een fout. 

Wat een gekoppeld tijdsregistratiesysteem oplevert 

De belangrijkste voordelen van een geïntegreerd tijdsregistratiesysteem:  

1. Geen gemiste facturatie: indien jouw onderneming nog werkt met papieren werkbonnen, is dit de uitgelezen kans om tijdsregistratie te omarmen en de werkbonflow te digitaliseren met een gepaste app. Prestaties stromen rechtstreeks door naar facturatie en verdwijnen minder snel uit beeld. 
2. Betere personeels- en capaciteitsplanning: je ziet wanneer je werknemers beschikbaar zijn en waar structurele onder- of overbezetting is. Zo kan je toekomstige planning en aanwerving beter inschatten. 
3. Vlottere loonverwerking: gepresteerde uren en afwezigheden worden nauwkeurig verzameld en gaan, eventueel mits controle, integraal door naar je sociaal secretariaat, zonder overtypen of manueel doorsturen.  
4. Inzicht in cijfers: koppel uren aan een project, werf, serviceopdracht of klant. Je ziet naast de ingeschatte manuren ook de werkelijke manuren, zodat je een volgende offerte scherper kan opstellen. Zo krijg je zicht op de rendabiliteit. Ook volg je sneller ziekteverzuimcijfers op doordat de data centraal en digitaal beschikbaar is.  
    

Eerst afspraken, dan IT-systeem  

Zoals onze collega's van mens & organisatie al aangaven, bepaalt een goede en doordachte voorbereiding het succes van de implementatie. Schep duidelijkheid voor je medewerkers over hoe er wordt omgegaan met arbeidstijd. Bepaal vervolgens hoe arbeidstijd wordt geregistreerd: digitaal of via een alternatief. Pas daarna kan je in kaart brengen met welke IT-systemen (planning, facturatie, loonadministratie) een tijdsregistratiesysteem moet spreken.  

Het systeem staat of valt met de steun en discipline van je medewerkers. Uiteindelijk zijn zij het die hun uren registreren, of niet. Betrek hen daarom vroeg in het traject en zoek een aanpak die voor iedereen werkbaar is, niet enkel voor de kantoormedewerkers, maar voor iedereen in je organisatie. 
 

Wij helpen je verder 

De juiste tijdsregistratietool kiezen begint niet bij de vraag “Welke tool moeten we aankopen?”, maar bij de vraag “Hoe kunnen we gemakkelijk uren registreren en deze data efficiënt laten doorstromen binnen onze organisatie?” 

Geen idee waar te beginnen of welke mogelijkheden je bestaande systemen bieden? Contacteer Justine Rousseeuw via justine.rousseeuw@denp.be of plan hier een afspraak in voor een eerste vrijblijvend gesprek.  

De regelgeving rond de algemene arbeidstijdsregistratie vanaf 2027 is op het moment van publicatie van dit artikel nog in ontwikkeling. We volgen de verdere Belgische uitwerking op en informeren je zodra er meer definitieve duidelijkheid is.