Tijdsregistratie vanaf 2027: wat kan je vandaag al doen?

Moeten mijn medewerkers vanaf 2027 allemaal inklokken? 

Het is een vraag die we steeds vaker horen. Niet verwonderlijk, want de berichten over verplichte tijdsregistratie volgen elkaar op. 

Is de klassieke prikklok dan helemaal terug? Niet noodzakelijk. Maar één ding wordt wel duidelijk: weten wie wanneer werkt, hoeveel uren er gepresteerd worden en hoe plusuren, minuren, overuren en recuperatie worden opgevolgd, wordt steeds belangrijker. 

En er is nóg een evolutie om rekening mee te houden: e-Gov 3.0. Twee ontwikkelingen die niet hetzelfde zijn, maar wel op elkaar inspelen.  

Wat weten we vandaag? 

De federale regering wil een algemene verplichting rond arbeidstijdsregistratie invoeren, volgens de huidige timing ten vroegste vanaf 1 januari 2027. 

Werkgevers zouden over een systeem moeten beschikken waarmee de arbeidstijd van werknemers op een objectieve en betrouwbare manier kan worden geregistreerd. 

Belangrijk: de concrete Belgische wetgeving is vandaag nog niet definitief. De praktische modaliteiten en uitzonderingen worden nog verder uitgewerkt. 

Wat we wel weten: tijdsregistratie betekent niet automatisch prikken. Er zou ruimte blijven om een registratiemethode te kiezen die past bij de onderneming. 

Voor een productieomgeving met vaste shiften kan een klassiek in- en uitkloksysteem logisch zijn. Voor bedienden, thuiswerkers of mobiele medewerkers kan een andere aanpak beter passen. 

De essentie is niet hoe je registreert, maar dat je straks op een objectieve en betrouwbare manier kunt aantonen hoeveel er gewerkt werd. 

“Maar bij ons werken we met vertrouwen…” 

Dat horen we vaak bij kmo’s. En terecht. Iemand begint eens wat vroeger, werkt tijdens een drukke periode wat langer en vertrekt een andere dag wat vroeger. Plus- en minuren worden bijgehouden in Excel, in een softwarepakket of soms gewoon via onderlinge afspraken. 

Maar zodra arbeidstijd nauwkeuriger geregistreerd wordt, komen ook andere vragen naar boven. 

Wanneer begint arbeidstijd precies? Wat met middagpauzes? Wanneer wordt een extra uur een overuur? Mag een medewerker zelf beslissen om langer te werken? Wanneer en hoe wordt dat gerecupereerd? En wat doen we bij thuiswerk? 

Tijdsregistratie is daarom veel meer dan een softwarepakket installeren. Het verplicht ons om na te denken over de afspraken áchter de uren. En precies daar ligt voor ons een belangrijk vertrekpunt: eerst de HR-keuzes helder krijgen, daarna pas software keuzes maken. 

En dan is er e-Gov 3.0 

Naast de geplande tijdsregistratie vanaf 2027 staat nog een belangrijke verandering voor de deur: e-Gov 3.0. 

Vanaf 1 januari 2028 wordt de nieuwe loondata-transfer verplicht voor werkgevers. Het doel is om loon-, arbeidsduur- en prestatiegegevens sneller, correcter en gedetailleerder beschikbaar te maken. 

En precies daar wordt de link met tijdsregistratie interessant. 

Vandaag bestaan in heel wat ondernemingen algemene tellers. Een medewerker heeft op het einde van de maand bijvoorbeeld +12 uur. Maar wanneer werden die uren precies gepresteerd? En wanneer werd welke recuperatie opgenomen?  

Dat dagdetail wordt steeds belangrijker. De toekomstige gegevensstructuur vraagt een veel preciezere koppeling tussen prestaties, afwezigheden en concrete kalenderdagen. 

Het gaat dus steeds minder alleen om: “Hoeveel uren staan er nog op de teller?” 

En steeds meer om: “Welke uren werden op welke dag gepresteerd, en wat is er daarna mee gebeurd?” 

Dat betekent niet dat je iedere avond alle uren naar de overheid moet doorsturen. Maar de informatie achter jouw loonverwerking zal wel voldoende gedetailleerd moeten zijn. Een algemene overurenteller die ergens achter de schermen wordt bijgehouden en op het einde van de maand als één globale boeking wordt verwerkt, past steeds minder in die toekomstige manier van werken. 

Moeten we dan nu al actie ondernemen? Ja, maar zonder paniek. 

We raden ondernemers vandaag niet aan om halsoverkop een prikklok of softwarepakket te kopen. Wel om nu al eens kritisch naar de eigen werking te kijken: 

• Hoe registreren we vandaag de gewerkte uren? 
• Hoe ontstaan en verwerken we plus- en minuren? 
• Hoe registreren we overuren en recuperatie? 
• Welke afspraken hebben we over vroeger beginnen of langer blijven? 
• Hoe gaan we om met pauzes en thuiswerk? 
• Kloppen onze uurroosters en afspraken nog met ons arbeidsreglement? 
• Kunnen we bij een eventuele controle aantonen dat onze praktijk overeenkomt met onze administratie? 

Voor ondernemingen met deeltijdse medewerkers, flexi-jobbers, studenten, variabele uurroosters of verschillende vormen van overuren is deze oefening extra interessant. Voor een aantal situaties bestaan vandaag trouwens al specifieke registratieverplichtingen (bv. glijdende uurroosters). 

Eerst de spelregels, daarna het systeem.   

Hier zien we bij d&p een belangrijke link tussen HR en digitalisatie. Want een digitaal tijdsregistratiesysteem kan veel oplossen, automatiseren en vereenvoudigen. Maar het systeem moet wel weten wat het moet registreren en welke regels het moet toepassen. 

Welke uurroosters gebruiken we? Hoe gaan we om met overuren? Wat met plus- en minuren? Welke pauzes trekken we af? Hoe organiseren we recuperatie? Wat spreken we af bij thuiswerk? 

Dat zijn in eerste instantie HR-vragen. Pas wanneer die keuzes helder zijn, komt de volgende vraag: Hoe vertalen we dit naar een digitaal systeem dat past bij onze organisatie en onze medewerkers? 

Maar laat ons niet op de zaken vooruitlopen. In een volgend artikel gaan we dieper in op die digitale kant: welke rol kan technologie spelen in tijdsregistratie, waar moet je op letten bij de keuze van een systeem en hoe zorg je ervoor dat digitalisering jouw administratie écht eenvoudiger maakt in plaats van complexer? 

Onze boodschap? Geen paniek, wél voorbereiding.  

De definitieve spelregels voor 2027 kennen we nog niet. Grote investeringen of definitieve beleidskeuzes kunnen dus best afgestemd worden op de verdere Belgische regelgeving. 

Maar jouw huidige situatie in kaart brengen, daar hoef je niet mee te wachten. De richting is duidelijk: meer objectieve registratie, meer detail en een sterkere koppeling tussen wat er werkelijk gebeurt op de werkvloer, wat er geregistreerd wordt en wat uiteindelijk in payroll en bij de overheid terechtkomt. 

Misschien is dit daarom hét moment om niet meteen te vragen: “Welke software moeten we straks gebruiken?” Maar eerst: “Hoe willen wij als werkgever omgaan met arbeidstijd, flexibiliteit, overuren en recuperatie?” 

Wie die oefening vandaag maakt, is morgen een stuk beter voorbereid. En wij denken graag met jou mee.  Contacteer julie.bulcke@denp.be 

De regelgeving rond de algemene arbeidstijdsregistratie vanaf 2027 is op het moment van schrijven nog in ontwikkeling. We volgen de verdere Belgische uitwerking op en informeren zodra er meer definitieve duidelijkheid is.